Bij het ondertekenen van documenten verruilen bedrijven de balpen voor een druk op de knop. Een elektronische handtekening versnelt de afhandeling van contracten volgens een gestandaardiseerd traject. Verzenden, ondertekenen, klaar! Maar is zo’n elektronische krabbel rechtsgeldig? En kan jouw klant erop vertrouwen dat gegevens veilig worden opgeslagen, beheerd en gedeeld?
Met de invoering van de elektronische handtekening is het doorloopproces van overeenkomsten tot wel 80% versneld. Voorbij is het bewerkelijke proces van stukken opstellen, printen, mailen, terugsturen, goedkeuren of afwijzen – en het tijdverlies en de foutmarges die daarmee gepaard gaan. Met DocuSign eSignature kost het afhandelen van documenten geen dagen meer, maar slechts enkele minuten. En omdat eSignature deel uitmaakt van de DocuSign Agreement Cloud komt deze oplossing ook in andere fasen van pas, bijvoorbeeld bij het voorbereiden en beheren van overeenkomsten en het ondernemen van actie daarop. Als marktleider op het gebied van ‘digitaal ondertekenen’ heeft DocuSign in elke stap van het proces veiligheidsmarges ingebouwd. Beveiligingsexperts bewaken alle documentenstromen de klok rond, terwijl de engineering-, technologie- en ontwikkelingsteams van DocuSign voldoen aan de hoogste internationale veiligheidsnormen en deze vaak zelfs overtreffen.
Voltooien en verzegelen
Het gemak van de elektronische handtekening
De eerste prioriteit van DocuSign is dat klanten er blind op kunnen vertrouwen dat hun gegevens veilig worden verstuurd, opgeslagen en beheerd. Werken in de cloud is in dat opzicht veiliger dan de analoge administratie. Papieren stukken kunnen zoekraken, handtekeningen vervalst. Elektronische handtekeningen zijn in steen gebeiteld. Dat wil zeggen: ze worden geleverd met een elektronisch document dat dient als controlespoor en bewijs van de transactie. De audit trail bevat de geschiedenis van de stappen die met het document zijn ondernomen, inclusief de details van wanneer het is geopend, bekeken en ondertekend, en op welke plek. Bij de afronding van de transactie krijgt de klant een certificaat van voltooiing. Daarin is nog meer gedetailleerde informatie terug te vinden, zoals IP-adres en tijdstempels. In geval van een juridisch geschil kan deze informatie als bewijs voor de transactie dienen. Tot slot worden alle digitale documenten verzegeld. Dit zegel geeft aan dat de elektronische handtekening geldig is en dat er niet met het document is geknoeid sinds de datum van ondertekening.
Geavanceerd en gekwalificeerd
In de EU levert DocuSign alle (elektronische) handtekeningsoorten zoals die zijn voorgeschreven in de eIDAS-regelgeving (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Deze verordening streeft binnen Europa naar uniformiteit in het gebruik van de digitale infrastructuur en de begrippen en betrouwbaarheidsniveaus die daarbij horen. De nieuwe versie van eIDAS (2022) stelt regels op voor nieuwe authenticatiemiddelen die in de hele EU geldig zijn. Het aanmaken van een elektronische handtekening wordt dan nog eenvoudiger, omdat alle daarvoor benodigde elementen op dezelfde plaats digitaal worden opgeslagen. Elektronische handtekeningen zijn net als ‘natte’ handtekeningen rechtsgeldig, zo heeft eIDAS bepaald. Er bestaat wel een verschil in de vereisten voor het betrouwbaarheidsniveau: zo is er de ‘gewone’ elektronische handtekening, de geavanceerde en de gekwalificeerde. Aan het hoogste niveau, de gekwalificeerde handtekening, worden meer eisen gesteld, zoals dat deze handtekening moet zijn aangemaakt met een gekwalificeerd certificaat dat binnen heel Europa geldig is. DocuSign kan elk van deze opties aanbieden, al naar gelang het gewenste veiligheidsniveau. Werken met DocuSign is dé manier om je workflow te automatiseren, deals sneller af te ronden en interne processen te vereenvoudigen. Welke documenten je ook verstuurt: verkoopcontracten, inkooporders, personeelsdocumenten, geheimhoudingsverklaringen of financiële rapportages.
In het DocuSign Trust Center vinden klanten de laatste informatie over beveiliging, naleving, juridische zaken, privacy en systeemprestaties, waar en wanneer je deze nodig hebt.
