Spionagesoftware

Zo houdt de baas u in de gaten tijdens het thuiswerken

02 september 2020Leestijd: 8 minuten

Thuiswerken gebeurt op basis van vertrouwen. Toch zijn er bedrijven die hun medewerkers controleren via spionage­software.

Medewerkers in de gaten houden, is niet nieuw. Zo had het West-Duitse uitgeefconcern Springer in 1988 apparatuur in type­machines laten bouwen die het aantal aanslagen bijhield. Uit analyses was gebleken dat dit aantal daalde wanneer een vrouw zwanger was. Het bedrijf liep tegen de lamp toen een leidinggevende zijn werknemer feliciteerde met haar zwangerschap, die ze zelf nog niet had gedeeld met haar ­collega’s. Ook in Nederland ontstond destijds ophef over de kwestie, omdat bekend was dat Nederlandse bedrijven eveneens hard werkten aan vergaande registratie­systemen.

Die manier van sturen op resultaten is niet meer van deze tijd. Van managers wordt nu een ondersteunende en coachende rol gevraagd, zegt Marian de Joode, innovatiemanager bij advies­bureau LTP Business Psychologen. Maar schijn bedriegt. Nu door corona veel vanuit huis wordt gewerkt, zoeken managers naar manieren om controle te houden.

Thuiswerken op basis van vertrouwen

In de Verenigde Staten wordt veelvuldig zogenoemde employee monitoring software gebruikt en ook in Nederland is die in opkomst. Met deze software kan een werkgever zijn werknemers tot in detail volgen. Dat kan gaan om het bijhouden van de werktijd, het controleren van inactiviteit, het opslaan van de internet­geschiedenis tot het opstellen van een productiviteitsanalyse. Al deze gegevens komen de manager onder ogen. De Joode denkt dat het gebruik van deze software een paniek­reactie is door de crisis. ‘Deze vorm van controle is niet effectief.’

Volgens Jannes van der Velde (59) van de Algemene Werkgeversvereniging ­Nederland (AWVN) is die Amerikaanse vorm van controle helemaal niet nodig. ‘De Amerikaanse cultuur is heel anders dan die in Nederland. Thuiswerken is hier gebaseerd op vertrouwen,’ zegt hij. Controle uitoefenen via apps verstoort de arbeidsverhoudingen alleen maar. ‘Wij zijn geen voorstander van dat soort apps en metingen. Daarmee laat je blijken dat je je werknemers niet vertrouwt.’

En werken zonder vertrouwen is desastreus, weet De Joode. ‘Het verhoogt de kans op een sterk verloop, medewerkers komen niet snel uit zichzelf met nieuwe ideeën en het komt zeker de sfeer niet ten goede.’ Bovendien had Nederland al een thuiswerkcultuur, dus het is hier geen nieuw fenomeen, zegt Van der Velde. Afgelopen jaar werkten 3,5 miljoen werk­nemers structureel of incidenteel thuis, blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Dat is 39 procent van alle werkenden. Door de lockdown in maart is dat percentage gestegen naar 50, ­berekende Eurofound, de Europese stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden. Degenen die nog wel naar kantoor gaan, zitten daar ook niet meer de hele dag, maar combineren dat met thuiswerken.

Dat thuiswerken in Nederland is gebaseerd op vertrouwen, wil niet zeggen dat er niets is veranderd sinds we door het coronavirus massaler op deze manier zijn gaan werken. Softwarevergelijker Capterra zag dat tussen het eerste en tweede kwartaal van dit jaar twee keer zo vaak op zijn platform is gezocht naar employee monitoring software, vooral door het midden- en kleinbedrijf.

Controlerende apps in opkomst

Capterra heeft voor EW een top-10 met meest gezochte en best beoordeelde ­monitoring software samengesteld (zie ‘Top-10 monitoring software’). EW licht de eerste vijf apps van deze top-10 uit. Wat opvalt, is dat het merendeel van die software wel degelijk valt onder controlerende programmatuur.

Top-10 monitoring software

Softwarevergelijker Capterra heeft voor EW een top-10 met de meest gezochte en best beoordeelde monitoring software samengesteld, op basis van een analyse van 102 softwareprogramma’s die werknemers ­monitoren. Alle programma’s op deze lijst hebben een gemiddelde klantbeoordeling van minimaal 4 op 5 sterren, minimaal ­dertig beoordelingen van gebruikers en staan op volgorde van zoekvolume per aanbieder op Google in Nederland.

Mag dat wel? Volgens privacywaakhond Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ­mogen werknemers worden gecontroleerd, maar niet de hele dag en al helemaal niet stiekem – alleen wanneer het vermoeden bestaat dat er bedrijfsgeheimen worden gestolen. En dan nog is het inzetten van dergelijke software gebonden aan strikte voorwaarden.

Bij een eigen rondgang bij grote bedrijven zegt niemand de software te gebruiken. Ook is er geen enkele melding binnengekomen bij het coronameldpunt van vakbond FNV. Toch stijgt het gebruik van spionage-apps. Rik van Steenbergen (61), jurist bij FNV, vermoedt zelfs dat de software op grote schaal wordt gebruikt. ‘Een aantal jaar geleden waren er al berichten dat werkgevers veel geld staken in spionagesoftware,’ zegt hij.

De ondernemingsraden zijn daarvan niet op de hoogte gesteld, maar eigenlijk moeten zij toestemming geven voordat de software wordt gebruikt. Dus concludeert Van Steenbergen: ‘Het gebeurt heimelijk.’ En nu we meer thuiswerken, zal het gebruik ervan alleen maar toenemen.

Hoe ver mag de controle gaan?

Wat zijn de rechten van de werk­nemer? Als hij erachter komt dat hij via een spionage-app in de gaten wordt gehouden, kan hij dat melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de ondernemingsraad. Mocht hij de werkgever zelf toestemming hebben gegeven zo’n app te gebruiken, dan nog mag de werkgever dat niet doen, zegt Van Steenbergen. Er moet altijd een legitieme reden zijn, anders houdt het geen stand bij de AP en de rechter, zo blijkt uit eerdere oordelen. Het is wachten op de eerste medewerker die uit de school klapt.

Hubstaff (****/4,6)

Hubstaff heeft een gratis versie en ­betaalde versies met meer functies, ­omgerekend vanaf 5,91 euro per maand per gebruiker.

 

Een manager kan via het dashboard van Hubstaff zien aan welk project of welke taak het team werkt, hoelang ze eraan werken en hoe productief ze zijn. Deze informatie is ook op individueel niveau te bekijken. Op het dashboard kan de ­manager verder zien welke websites de werk­nemers hebben bezocht en hoeveel tijd ze daar hebben doorgebracht.

De leidinggevende kan zelfs via Hubstaff screenshots maken van het computerscherm van de medewerker. Ook kan hij verplaatsingen en de actuele locatie van zijn medewerker bekijken.

Tot slot zitten er functies op de app voor het beheer van verlofaanvragen en facturatie voor klanten. Al deze mogelijkheden kan het bedrijf zelf aan- of uitzetten. Voordat de werkgever een functie aanzet, moet de werknemer via een machtiging toestemming geven.

Sinds maart is het aantal Nederlandse klanten van het Amerikaanse softwarebedrijf gestegen met 350 procent, zegt Courtney Cavey, marketing­manager bij Hubstaff. In absolute cijfers valt het aantal Nederlandse klanten overigens wel mee: 87. Dat zijn voornamelijk software- en technologiebedrijven en bedrijven in de e-commerce.

Volgens Cavey is er vraag naar deze software, omdat managers zoeken ‘naar een manier om op de hoogte te blijven van het werk dat wordt gedaan, door wie en wanneer. Niet omdat bedrijven hun werknemers willen controleren.’

TimeDoctor (****/4,5)

Het basispakket kost omgerekend 5,91 euro, het standaardpakket 8,44 euro en het premiumpakket 16,88 euro per maand per gebruiker.

De software van dit Canadees/Australische bedrijf houdt de toetsenbord- en muisactiviteit bij, welke sites er worden bezocht, hoelang dat gebeurt, en welke applicaties er worden gebruikt. Als de werknemer op Facebook of andere zogenoemde tijdverspillende websites zit, krijgt hij een waarschuwing via een pop-up. De manager kan ook instellen dat de software een screenshot maakt – wanneer hij maar wil – van het scherm van de medewerker. Van al deze informatie ontvangt de manager een rapport.

Volgens TimeDoctor is het doel hiervan om de focus en productiviteit van werknemers te verhogen en processen in het bedrijf te verbeteren. ‘Dit zorgt voor een betere toekomstige tijdbesteding, verbetert de communicatie met uw team en vermindert de tijd die u aan onnodige vergaderingen besteedt,’ aldus het ­bedrijf op zijn website.

Volgens softwarevergelijker Capterra is de TimeDoctor vooral geschikt voor teams van twintig tot vijfhonderd man.

Rescue Time (****/4,6)

RescueTime heeft een gratis versie en een betaalde premiumversie vanaf 5,07 euro per maand per gebruiker.

 

Zodra RescueTime op je computer is geïnstalleerd, houdt de software automatisch, dus zonder een tijdklok aan of uit te zetten, de tijd bij die je besteedt aan apps, websites en documenten. De software deelt die tijd op in ­categorieën als ‘sociaal netwerken’, ‘zakelijk’ en ‘niet-gecategoriseerd’, waaronder niet-werkgerelateerde websites vallen.

De tijd die je offline besteedt, kun je handmatig invoeren. De software rapporteert dagelijks, wekelijks en jaarlijks. Teamleiders kunnen op een overzicht in grote lijnen zien hoe het team de tijd gebruikt, de medewerkers zelf kunnen in detail bekijken hoe zij hun tijd hebben besteed aan apps, websites en projecten. Wat dat betreft, wijkt deze app af van de andere vier beschreven apps. Deze software is vooral bedoeld voor eigen gebruik.

Met deze Amerikaanse software is het ook mogelijk een FocusTime-sessie te beginnen wanneer je je moet concentreren. ­Afleidende websites worden dan geblokkeerd. Ook kun je limieten instellen voor het gebruik van bepaalde apps en websites.

De software is vooral bedoeld om inzicht te geven waaraan de werktijd wordt besteed, met als doel een betere planning en meer focus. ‘Velen willen nog steeds precies weten hoe hun team elke seconde van de dag ­besteedt,’ zegt Jory MacKay van ­RescueTime. ‘Voor hen is ons product niet geschikt.’ Het percentage Nederlandse gebruikers is nog vrij klein, zegt MacKay. Maar, het aantal nieuwe ­gebruikers is van maart tot en met ­begin juni wel verviervoudigd.

ActivTrak (****/4,6)

ActivTrak heeft een gratis versie en een betaalde, geavanceerdere versie voor omgerekend 6,08 euro per maand per gebruiker.

ActivTrak houdt bij wat een medewerker achter zijn werkcomputer doet. De software geeft veelgebruikte applicaties en websites het ­label ‘productief’ of ‘onproductief’. Instagram en andere sociale media zijn bijvoorbeeld ­onproductief. Aan de hand van statistieken toont de app wat een normale productie en tijd­besteding is, wat het gewenste niveau is en wanneer daarvan wordt afgeweken.

De internetgeschiedenis wordt bijgehouden, en hoelang op websites is gekeken. Deze zogenoemde productiviteitswaarden krijgen een kleur en zijn zo makkelijk te analyseren op een dashboard voor de manager. Met ActivTrak kan de leidinggevende de statistieken uitlezen op individueel en op team­niveau. Volgens de Amerikaanse producent kunnen managers op die manier trends en verbeterpunten in kaart brengen.

Via ActivTrak kan een leidinggevende ook een competitie tussen en in teams creëren, door teamprestaties en individuele data ­inzichtelijk te maken voor andere collega’s. Medewerkers kunnen zo van elkaar leren.

‘In het verleden boden fysieke werkplekken zichtbaarheid en structuur die bedrijven een vaag gevoel van productiviteit en output gaven,’ staat op de website van het bedrijf. Tegenwoordig ligt volgens hen de sleutel tot succes bij productiviteitsstatistieken.n elkaar leren, is het idee.

Tot slot kan de applicatie alarm slaan wanneer een usb-stick in de computer wordt gedaan. Dan wordt direct een ­video gemaakt van wat er op de computer ­gebeurt, om zo te kunnen zien of er bedrijfsgeheimen worden gestolen.

Hoeveel en welke Nederlandse bedrijven ActivTrak gebruiken, wil de ontwikkelaar niet zeggen.

Teramind (****/4,6)

Het starterspakket kost 60 euro per maand voor vijf personen, een geavanceerder pakket kost 125 euro en het ­volledige pakket 150 euro.

 

De software van dit Amerikaanse bedrijf houdt de internetgeschiedenis bij, het ­e-mailverkeer, het socialemediagebruik, welke applicaties er worden gebruikt en wat wordt geprint. De manager kan al deze gegevens inzien op een dashboard. Als hij in de details duikt, kan hij video-opnamen bekijken die het systeem heeft gemaakt van het computerscherm van de werk­nemer. Hij kan dus precies zien wat de medewerker zelf ziet op zijn scherm, hij kan ­e-mails en privéberichten verzonden via sociale media meelezen en hij kan de documenten lezen die zijn afgedrukt.

Verder is het mogelijk om het versturen van bepaalde documenten te blokkeren als dat gebeurt via externe applicaties, zoals Gmail, waardoor bedrijfs­gegevens naar buiten kunnen worden ­gebracht. Als zo’n applicatie wordt gebruikt, stelt een alarm de leiding­gevende hiervan op de hoogte. Ook is het mogelijk een tijdklok te zetten voor bijvoorbeeld Facebook. Nadat de ingestelde tijd is verlopen, blokkeert de site.

De software wordt wereldwijd gebruikt door bedrijven in de technologie, productie, financiën, detailhandel, energie en gezondheidszorg, en door vitale overheidsinstellingen. De ontwikkelaar niet zeggen om hoeveel ­Nederlandse ­bedrijven het gaat, maar wel dat sinds het begin van de coronapandemie de ­interesse voor Teramind wereldwijd is verdriedubbeld.

Ingelogde abonnees van EWmagazine kunnen reageren
Bij het plaatsen van een reactie geldt een aantal voorwaarden. Klik hier voor de voorwaarden.

Reacties die anoniem worden geplaatst of met een overduidelijke schuilnaam zullen door de moderator worden verwijderd, evenals reacties die niets met het onderwerp van het artikel te maken hebben. Dit geldt evenzeer voor racistische of antisemitische reacties. De moderator handelt in opdracht van de hoofdredacteur.