Waarom overheid bureaucratie maar niet weet te temmen

Informatietechnologie zou moeten leiden tot minder bureaucratie en betere dienstverlening. In decentraal georganiseerd Nederland lukt dat maar niet, schrijft Arno Visser, president van de Algemene Rekenkamer.

In 1999 mislukte een NASA-missie naar Mars. Door een koerscorrectie om de ruimtesonde in de ideale baan te krijgen, vloog hij met veel te hoge snelheid de atmosfeer binnen, waarna hij verbrandde. De oorzaak was dat NASA rekende met de metrische standaard van newton-seconde, terwijl de fabrikant de stuurmotoren had geprogrammeerd in pounds en inches. Daardoor berekende NASA de benodigde hoeveelheid brandstof om de ruimtesonde bij te sturen in kilo’s, maar ‘dacht’ de ruimtesonde dat het ponden waren. Begripsverwarring met fatale gevolgen.

Recent schreef de Volkskrant over begripsverwarring bij het doemscenario van de coronapandemie – ‘code zwart’. Anderhalf jaar na de eerste intelligente lockdown werd pas duidelijk dat het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aan de ene kant, en de artsen aan de andere, niet hetzelfde onder die term verstonden. In de krant zei hoogleraar crisismanagement Arjen Boin daarover: ‘Het duiden van een ernstige situatie is altijd een kwestie van semantiek. Het is een strijd tussen partijen om de dominante definitie van de situatie. Als je erin slaagt jouw definitie tot de dominante te maken, heb je een grote stap gezet om ook jouw oplossing geïmplementeerd te krijgen.’

De term ‘code zwart’ en het lot van de Mars Climate Orbiter illustreren nut en noodzaak van duidelijke afspraken tussen samenwerkende partijen. Dat is essentieel waar moderne technologische systemen taken uitvoeren. En dat gaat verder dan alleen bits en bytes, nullen en enen. Om verwarring te voorkomen, moeten mensen, organisaties en systemen de informatie die ze uitwisselen op dezelfde manier interpreteren. Ze moeten dezelfde taal spreken, om ongelukken te voorkomen of te belichten wat verborgen bleef.

Dat geldt niet alleen voor ruimtesondes, maar voor alles in onze moderne omgeving: muziek streamen, online vergaderen, betalingen doen via een app, data opslaan in de cloud; er moet een connectie worden gemaakt, informatie worden overgedragen, en dat stoelt op afspraken over techniek en semantiek.

Het openbaar bestuur is geen uitzondering op die regel. Maar hoe zit dat in Nederland? Hebben we een goed georganiseerde publieke sector met organisaties die hetzelfde woordenboek hanteren? Of clubs die los van elkaar woorden en begrippen gebruiken?

Deze vragen krijgen onvoldoende aandacht. De gevolgen zijn veelal niet zo dramatisch als bij de mislukte NASA-missie, maar kunnen grote consequenties hebben. Zie het voorbeeld van ‘code zwart’. Het openbaar bestuur draait bovendien op informatie- en communicatietechnologie die publieke organisaties met elkaar zou moeten verbinden.