Marijn Jongsma

Lagere bedrijfskosten door thuiswerken? Dat is de vraag

21 juni 2021

Gaan werkgevers straks miljoenen besparen dankzij compactere kantoren? Dat is lang niet zeker. Wie zijn werknemers verplicht tot thuiswerken krijgt er nieuwe verantwoordelijkheden bij, schrijft Marijn Jongsma.

Door de coronacrisis zijn zelfs de meest verstokte kantoortijgers veroordeeld tot de eigen zolderkamer. De herwonnen vrijheid aan het begin van de pandemie werd in de loop van de tijd overstemd door sleur. Geen collega’s, altijd dezelfde omgeving: inspirerend is anders.

Marijn Jongsma (1969) is economisch redacteur bij EW. Hij blogt wekelijks over financieel- en macro-economische onderwerpen.

Van de overheid hoeft het niet meer. Na zaterdag 26 juni is het advies om thuis te werken van tafel.

Het clubhuis: een hippe besparing

De verwachting is dat we in de richting van een hybride model gaan, waarbij het kantoor uitgroeit tot een ‘clubhuis’. Minder bureaus, meer gemeenschappelijke ruimtes. Achter dit mistgordijn van hippe designzitjes en fraaie espressoapparaten wordt natuurlijk ook druk gerekend wat er kan worden bespaard. Werkgevers die een nieuw huurcontract moeten afsluiten, hopen met minder (dure) vierkante meters toe te kunnen. Een mooie besparing na een lastige tijd.

Zo eenvoudig is het in de praktijk niet, waarschuwt Philip Hartman, partner bij advocatenkantoor Bird & Bird. Wie meer thuis werkt, maakt thuis meer kosten. De kachel moet blijven branden, ofwel de airco moet blijven aanstaan – als die er al is. Koffie is niet langer gratis. En is de wifi-verbinding goed genoeg? Moet de werkgever ook hieraan meebetalen, in plaats van (zoals al gebruikelijk is) alleen aan een laptop, pen en bureaustoel?

Vrijwillig versus onvrijwillig thuiswerken

Wie zijn werknemers de keuze biedt, hoeft niet zoveel te vrezen. De primaire werkplek blijft dan het kantoor. Is er thuis te veel lawaai, te weinig plek, is het er te warm of te koud, deugt de luchtkwaliteit of de lichtinval niet? Dan kom je maar naar kantoor. De stoel staat klaar, de koffie ook. De wifi werkt.

Een meerderheid van de werkgevers kiest voor de optie van vrijwilligheid, constateert Hartman op basis van zijn eigen praktijk. Geen gedoe, maar ook minder besparingsmogelijkheden. Bepaalde kantoordagen zijn nu eenmaal het populairst, zoals dinsdag en donderdag. Wie de capaciteit op de gebruikspiek afstemt, blijft relatief veel ruimte nodig hebben, zo concludeerden de vastgoedspecialisten van Colliers al eerder.

Om het aantal vierkante meters echt te reduceren, is een schema vereist, waarbij werknemers op bepaalde dagen worden verplicht om thuis te werken. Andersom geredeneerd: op die dagen ben je als werknemer niet welkom op kantoor.

‘Thuis wordt dan voor bepaalde dagen de primaire werklocatie,’ stelt Hartman vast. Dat heeft volgens de jurist nogal wat consequenties, zoals de noodzaak van een medezeggenschapstraject met de Ondernemingsraad (bij grotere ondernemingen). Omdat sprake zal zijn van een wijziging van de arbeidsovereenkomst, is ook de handtekening van de werknemer zelf onmisbaar.

Verplicht thuiswerken? Dat maakt positie werknemer sterker

Wat als die werknemer hartelijk bedankt voor de eer? Niet elke woning is geschikt voor thuiswerken. Uitzonderingen op het schema liggen dus voor de hand, zegt Hartman. ‘Of bied een alternatief, zoals gehuurde kantoorruimte dicht bij de woonplek.’ Aanbieders genoeg, zoals Spaces, Regus of WeWork. De consequentie is wel dat de besparingen ook bij verplicht thuiswerken daardoor lager uitvallen dan de eerste rekensommetjes doen vermoeden.

Bij ‘gedwongen’ thuiswerken wordt de werkgever bovendien verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden buiten het kantoor. De werknemer staat daardoor sterker in het afdwingen van een thuiswerkvergoeding die de huidige niveaus (grotendeels betaald uit het schrappen van de reisvergoeding voor woon-werk) overstijgt, concludeert Hartman: ‘Ik hoor onder werknemers al de vraag opkomen of een werkgever geen huur moet betalen voor de thuiswerkplek. Hij bespaart tenslotte vierkante meters op kantoor.’

Verhitte discussies over kachels en airco

Zo kan de geboorte van het kantoor als clubhuis voor verhitte discussies zorgen, met als rode draad: in hoeverre wordt een werknemer op kosten gedreven door thuis te moeten werken? Zet hij/zij thuis de kachel normaal gesproken uit tijdens kantooruren? Was die krachtige wifi niet sowieso al nodig om games te kunnen downloaden? Moet de werkgever bijdragen aan een airco op zolder?

Eén ding is duidelijk: kantoorkosten laten zich gemakkelijker berekenen dan thuiswerkkosten.

Ingelogde abonnees van EWmagazine kunnen reageren
Bij het plaatsen van een reactie geldt een aantal voorwaarden. Klik hier voor de voorwaarden.

Reacties die anoniem worden geplaatst of met een overduidelijke schuilnaam zullen door de moderator worden verwijderd, evenals reacties die niets met het onderwerp van het artikel te maken hebben. Dit geldt evenzeer voor racistische of antisemitische reacties. De moderator handelt in opdracht van de hoofdredacteur.